Goodtractor es una empresa que trabaja en servicios de mantenimiento forestal para areas de medio ambiente de diversas administraciones públicas.

Consta con una flota de 10 tractores y diversos aperos que actúan en obras localizadas en varias provincias.

Lucía comienza a tomar las riendas de la empresa familiar y cuenta sus preocupaciones después de 6 meses al mando de la misma.

Paso mucho tiempo al teléfono, sobre todo gestionando incidencias y tramitando los pedidos de combustible y lubricante. Por otro lado, mis empleados me llevan el parte diario todos los viernes en papel, y siempre pienso que podría haber ahorrado tiempo si hubiera tenido esos datos con mayor antelación.

01-Problema

Lucía necesita gestionar en tiempo real y de forma sencilla tanto máquinas como el trabajo de sus empleados para mejorar la eficiencia en las tareas diarias.

Los empleados de Goodtractor rellenan partes diarios para cada una de las máquinas. Del mismo modo tienen que hacer la revisión de la maquinaria dos veces al día, apoyados en una lista de chequeo que cumplimentan en papel. 

Aunque estos formularios deberían rellenarse al momento, en la práctica, se dedica parte de la jornada del viernes para completarlos y entregárselos en mano al técnico.

El técnico y un administrativo, invierten demasiado tiempo en pasar los datos de papel a formatos excel establecidos por las administraciones correspondientes para justificar los gastos.

Lucía nos explica su visión.

Necesito estar informada en tiempo real del mantenimiento de las máquinas y del avance de los trabajos que se van realizando. Es la única manera de tomar decisiones acertadas.

Carlos, íntimo amigo del padre de Lucía, y uno de sus operarios con más experiencia nos da su opinión.

Todos los viernes me veo muy apurado para cumplir con los objetivos semanales, dado que tengo que dedicar mucho tiempo a tareas administrativas.

02-Acción

Lucía necesita una aplicacion sencilla para que sus empleados introduzcan los datos rápidamente sin perder parte del viernes en rellenar formularios asi como en transladarlos a la oficina central.

Las empresas de programación tradicional a las que contactó le propusieron presupuestos que no podía abordar y soluciones que le ofrecían mucho más de lo que necesitaba.

QuickAppFactory le propuso lo siguiente.

1. Gestión de incidencias por móvil con informe en tiempo real al técnico y copia al gerente.
2. Formulario ergonómico para rellenar en menos de 5 minutos las dos revisiones y el parte diario.
3. Formulario para gestionar el repostaje.
4. Cuadro de control de combustible y avance de obra.
5. Formación para el uso de la aplicación y auto-mantenimiento de la misma.

Lucía comenta.

La inversión merece la pena, sólo me preocupa que mis empleados no adopten la solución, aunque si saben gestionar su banco online, y se comunican por Whatsapp todos los días, seguro que no les cuesta manejar la herramienta que nos propone QuickAppFactory.

03-Resultado

Desde el primer mes, tanto Lucía como sus empleados empezaron a notar los siguientes beneficios.

• Ajustar pedidos y evitar parones de máquinas mediante el control instantaneo de recambios, combustible y lubricante.
• Gestionar rápidamente las averías gracias a las notificaciones automáticas de la app
• Cumplir plazos más facilmente al disminuir las tareas administrativas.

Lucía constata que su empresa es más productiva trabajando con menos stress.

Tras varios meses depués de la implantación, hemos identificado un total de 10 horas menos de parón por mes,  que a 25 euros la hora nos hacen ganar 250 euros más al mes. El viernes ya no necesitamos dedicar tanto tiempo a tareas administrativas. En total estimamos 750 euros de beneficio mensuales. Pero lo que mas me gusta, es que casi todos los días, consigo terminar mi trabajo a las 7 de la tarde y hemos conseguido tener libres los fines de semana.

04-Futuro

Gracias a la implicación de los maquinistas en el proyecto, la adopción ha sido sencilla, y actualmente siguen pidiendo mejoras.

La mayoría de ellas las realiza Juan, el administrativo de Goodtractor, que ha cambiado el trabajo de pasar datos de papel a excel, por la configuración e implantación de las mejoras que le proponen sus compañeros.

Juan habla de su experiencia con el soporte de la herramienta.

QuickAppFactory me formó para ser capaz de hacer pequeños cambios. Cuando hemos necesitado mejorar la herramienta con modificaciones importantes, ellos han estado a nuestro lado para aconsejarnos y darnos el servicio que necesitabamos.