Proyecto efímero – gestión de eventos

Proyecto efímero – gestión de eventos

Eventeca S.L. es una empresa que trabaja organizando grandes eventos deportivos y musicales. 

La coordinación y comunicación entre los equipos médicos, de seguridad y voluntarios es crucial para que el evento sea un éxito. Para ello se pueden llegar a desplegar más de 400 personas, conectadas con una central via radio por walkie-talkies.

01-Problema

La entrega y sobre todo la recuperación de todos los aparatos de radio es una labor ardua que conlleva mucha organización.

Por ejemplo para un evento de 400 personas, se necesita un equipo de coordinadores que registran en papel y en excel el reparto y la recogida de los 400 terminales.

Al final del evento, hay que actuar rápido para recuperar los terminales y evitar que  los empleados se les lleven a casa.

Suele ocurrir, que alguno de los aparatos desaparece sin conocerse el responsable del mismo. Estos terminales cuestan 500 euros cada uno.

Esto se agrava cuando buena parte de los trabajadores no figuran en plantilla y se subcontratan a otras empresas.

Se precisa una solución para ahorrar tiempo de gestión y minimizar el riesgo de perder dispositivos de radio.

02-Acción

Para cumplir con el objetivo, se necesita una aplicación que permita al organizador entregar y recoger los terminales de forma ágil.

QuickAppFactory propone la siguiente solución.

  1. Formulario digital de entrega que se rellena en 1 minuto desde smartphones o tablets, con foto, geoposicionamiento, firma del receptor y datos de contacto previamente cargados.
  2. Posibilidad de trabajar simultáneamente desde varios dispositivos, almacenando los datos en la nube.
  3. Identificación rápida del Walkie-talkie mediante código de barras, código QR o etiqueta NFC.
  4. Formulario digital de recogida asociado al registro con firma del empleado y foto del estado del terminal.
  5. Informe de terminales a recuperar con telefono de contacto e email del empleado.
  6. Integración con la base de datos de la empresa de seguridad.

Una solución rápida y barata con posibilidad de escalar mejoras, es más eficiente que encargar a una empersa de software el desarrollo de una aplicación a medida.

03-Resultado

Estos son los principales beneficios que ofrece esta solución.

  • Para eventos de mas de 200 personas, se necesita una persona menos en el proceso de distribución y recogida de terminales, con un ahorro de 500 euros por evento.
  • La media de 2 terminales perdidos por evento se reduce a 0, con la conexión informática entre el terminal y el responsable. Esto puede ahorrar hasta 1000 euros por evento.

La construcción de la herramienta con metodogía ágil, ayuda al organizador a validarla al mismo tiempo que Quickappfactory va implementando funcionalidades. 

04-Futuro

Con la formación incluida en la propuesta, el gestor de eventos es capaz de evolucionar la solución para añadir algún campo nuevo, o hacer que los formularios sean más ergonómicos.